律所 AI 自動收發文，只要掃描自動匯入儲存空間

開一間事務所，最瑣碎卻最不能出錯的，就是「收發文」。法院寄來的開庭通知、裁定、補正命令，對造遞來的答辯狀、準備書狀，還有本所一份份發出去的書狀、陳報狀——每一件都要記：哪天收到、哪天遞出、文號幾號、屬於哪個案子。

這件事用紙本收發文簿或 Excel 記，撐一陣子都會遇到同樣的毛病：漏記、文號跳號、要找某份來文翻半天，而且簿子跟卷宗是分開的兩套，對不起來。

最理想的收發文，其實是律師不用手動記——掃描器掃完，文件自己進到事務所的儲存空間、自動排進待辦，律師只要確認。這篇就從這個最省事的一步講起，再回頭看收發文簿與全所總簿怎麼運作。以下以 Donna 的作法為例。

想直接看功能頁？可參考〈收發文簿〉。本文偏向實務作法與心法。

一、最省事的一步：掃描器掃完，自動進匯入檔案

律師事務所每天最多的紙本，就是法院寄來的那一疊。如果每一份都要先掃描、再手動上傳、再登記，光這段就很耗人。

Donna 的作法是給每個事務所一個專屬投件信箱（在「設定 → 掃描自動匯入」卡片看得到、一鍵複製）。把事務機／掃描器的「掃描後寄到 Email」設成這個地址，以後掃描的文件就會自動進「匯入檔案」匯入檔案待確認。

把掃描器寄件地址設成這個專屬信箱，掃描檔就自動進匯入檔案待確認。

進來之後，就接上 Donna 原本的歸檔流程：系統判斷它屬於哪件案子、該進哪個子資料夾，律師按「確認歸檔」即可——而且確認時可以順手勾「同時登記為收發文」，一個動作完成「歸檔 + 登記收文」兩件事。掃描的文件直接寫進事務所自己的儲存空間，不用再人工搬檔。

二、收發文簿，要做進「案件」裡，而不是另一本

掃進來、登記好之後，這些收發文要落在哪裡？傳統收發文簿最大的問題，是它跟卷宗各記各的。簿子上寫「5/20 收 對造答辯狀」，但那份答辯狀的 PDF 存在另一個資料夾——之後要對照，得兩邊各翻一次。

比較好的作法，是讓收發文登記就長在案件裡。在 Donna，打開案件按「查看收發文與代墊」，就是這件案子的收發文簿：一張表，清楚分出收／發、日期、文號、主旨、來文者／受文者、種類。新增一筆，填一填按「登記」就好。

每件案子一本收發文簿；欄位清楚分開，不再把資訊擠成一行。

這裡有兩個關鍵設計，解決了紙本簿最常出錯的地方：

• 文號自動編：收文是「收-2026-001、002…」，發文是「發-2026-001…」，依事務所＋方向＋年度連號遞增，不會跳號也不會重號。法院或對造自己的字號，另外填在「原始文號」欄即可。
• 關聯書狀：登記時可以把這筆收發文，連到案件裡那份對應的卷宗檔；之後在簿子上點那個「📎 書狀」，直接跳到該份書狀的預覽。要對照「對造這份答辯狀」跟「我方那份回狀」，點一下就到，不必再進資料夾翻。

要修改某一筆，按「編輯」會跳出視窗讓你調整；其中文號與收／發方向不開放更動，避免流水號錯亂。

三、全所一本總簿，所長看得到整個事務所的收發文

個別案件記得再齊，所長還是需要一個「全所視角」：這個月所裡到底收了哪些文、發了哪些狀、各屬於哪件案子。這就是收發文總簿——把你有權限看到的所有案件收發文，依時間新到舊排成一張總表，每筆都連到所屬案件，關聯書狀也能直接點開。

全所收發文總簿；與案件簿是同一筆資料，哪邊改都即時連動。

兩個值得一提的細節：

• 同一筆資料、即時連動：總簿上的每一筆都能編輯、刪除，而且它跟案件裡那本簿子是同一筆——在總簿改了主旨，回案件簿看就是改好的，不會有兩套對不起來的紀錄。
• 預設只給所長與管理員：全所收發文是敏感的經營資訊，所以總簿預設只有所長與管理員看得到。要開放給某些律師或法助，所長到「設定 → 角色權限矩陣」把對應角色的「看到收發文總簿」勾起來就行。

四、幾個常被問到的點

• 隱私：掃描的原始信件不留存，附件直接寫進事務所自己的儲存空間；要不要歸檔、歸到哪、要不要登記收發文，最後都是律師按下確認，AI 不會自己動你的卷宗。
• 地址安全：投件地址帶一段隨機碼、猜不到；萬一外洩，所長或管理員按「重設地址」就能換一個。
• 新所免申請：新成立的事務所不必另外設定，地址自動就有。

小結

收發文不是什麼高深的功能，但它是事務所每天在做、又最怕出錯的雜事。把它數位化的重點有三個：紙本要能自動進來（掃描即匯入儲存空間）、登記要長在案件裡（而不是另一本對不起來的簿子）、文號要自動編（不靠人腦數）。三件事到位，收發文就從一個容易漏件的負擔，變成查得到、對得上、不漏件的日常。

延伸閱讀：〈律師案件管理怎麼做？小型事務所卷宗不再散落的 5 個心法〉、〈分層管理權限〉。