Donna 功能 · 收發文
院方來文、對造書狀、本所發文——一件案子幾十份，怎麼不漏件
一個訴訟案子跑下來，來來回回的文書多到嚇人：法院的開庭通知、裁定、補正命令，對造的答辯狀、準備書狀，還有本所一份份發出去的書狀、陳報狀。哪一份哪天收到、哪一份哪天遞出去、文號是幾號——這些以前我用紙本收發文簿或 Excel 記，記到後來常常漏一兩件，要找某份來文還得翻半天。
收發文登記本身不難，難的是它跟卷宗、跟案件是分開的兩件事：簿子記在這、檔案存在那，對不起來。我真正想要的，是登記就在案件裡、文號自動編好、要看那份書狀點一下就跳出來。
這篇帶你看 Donna 怎麼把收發文做進案件——案件一本簿、全所一本總簿，連掃描的紙本都能自動進來。
一、每件案子一本收發文簿，文號自動編、書狀點一下就跳出來
打開案件、按左下「查看收發文與代墊」，就是這件案子的收發文簿。每一筆清清楚楚一張表：收文還是發文、日期、文號、主旨、來文者／受文者、種類。要新增一筆，下面那排填一填按「登記」就好。
文號是系統自動編的——收文是「收-2026-001、002…」，發文是「發-2026-001…」，依事務所＋方向＋年度連號遞增，不會跳號也不會重號；法院或對造自己的原始字號，另外填在「原始文號」欄就好。
最順手的是關聯書狀：登記時可以把這筆收發文連到案件裡的某份卷宗檔，之後在簿子上點那個「📎 書狀名」，就直接跳到該份書狀的預覽——對照「對造這份答辯狀」跟「我方那份回狀」，不必再去資料夾裡翻。要改某一筆，按「編輯」會跳出視窗讓你調整（文號與收／發方向不動，避免流水號錯亂）。
二、全所一本總簿，誰來文、誰回狀、哪件案子一目了然
個別案件記得再好，所長還是會想要一個「全所的視角」：這個月所裡到底收了哪些文、發了哪些狀、分別屬於哪件案子。Donna 的收發文總簿就是這個——把你有權限看到的所有案件的收發文，依時間新到舊排成一張總表，每一筆都連到它所屬的案件，關聯書狀也能直接點開。
總簿上的每一筆同樣能編輯、刪除；而且它跟案件裡那本簿子是同一筆資料——在總簿改了主旨，回案件簿看就是改好的，不會有兩套對不起來的紀錄。
考量到全所收發文是敏感的經營資訊，這本總簿預設只有所長與管理員看得到。若要開放給某些律師或法助，所長到「設定 → 角色權限矩陣」把對應角色的「看到收發文總簿」勾起來就行。
三、掃描器掃完，自動進「匯入檔案」——紙本來文不必再手動上傳
律師事務所每天最多的紙本，就是法院寄來的一疊文書。Donna 給每個事務所一個專屬投件信箱（在「設定 → 掃描自動匯入」卡片看得到、一鍵複製）。把事務機／掃描器的「掃描後寄到 Email」設成這個地址，以後掃描的文件就會自動進 Donna 的「匯入檔案」待確認。
進來之後就接上原本的歸檔流程：Donna 判斷它屬於哪件案子、該進哪個子資料夾，律師按「確認歸檔」即可——而且確認時可以順手勾「同時登記為收發文」，一個動作完成「歸檔 + 登記收文」兩件事。掃描的原始信件不留存，附件直接寫進事務所自己的儲存空間。
投件地址帶一段隨機碼、猜不到；萬一外洩，所長或管理員按「重設地址」就能換一個。新成立的事務所不必另外申請，地址自動就有。
常見問題
- 文號可以自己改嗎？
- 文號由系統依「收／發＋年度」自動連號，編輯時不可更動（避免流水號錯亂）；對造或法院的原始字號可填在「原始文號」欄。
- 掃描自動匯入要設定什麼？
- 事務所有專屬投件信箱（設定頁可複製）。把掃描器的『掃描後寄到 Email』設成這個地址即可；掃描檔會進『匯入檔案』，確認歸檔時可一併登記收發文。
- 全所收發文總簿誰能看？
- 預設僅所長與管理員。要開放給其他角色，所長可在『設定 → 角色權限矩陣』勾選對應角色的『看到收發文總簿』。