律師代墊費用怎麼管？替當事人墊的錢，結案別再忘了收

辦案這行有個很實際、又很容易漏的小錢坑：代墊費用。裁判費、郵資、影印費、差旅費、鑑定費、證人旅費……律師常常先替當事人墊出去，想說「結案再一起算」。結果案子一拖半年、一年，自己都記不清到底墊過哪些、墊了多少，最後乾脆吞下去當成本。一筆筆都不大，一年加起來其實不少。

這篇談律師代墊費用（客戶雜費）怎麼有系統地管，並以 Donna 的「客戶雜費紀錄」為例，講三件事：在案件裡逐筆記、收回後標記、所長從全所總表掌握。

想直接看功能頁？可參考〈客戶雜費紀錄〉。本文偏實務作法與心法。

一、代墊要「記在案件裡」，不是另一本帳

代墊管理最常見的失敗，是把它記在跟案件分開的地方——便利貼、Excel、甚至只靠記憶。等結案要請款時，得回頭一筆筆翻、一筆筆想，漏掉是常態。

比較好的作法，是讓代墊就長在案件裡。在 Donna，打開案件按「查看收發文與代墊」、切到「客戶雜費紀錄」分頁，墊出去的當下就記一筆：日期、項目（差旅費／影印費／郵資…）、金額、備註。

在案件裡逐筆登記代墊，自動加總；同案的承辦律師都能記，避免漏記。

兩個實務上的重點：

• 自動加總：同一件案子的雜費自動累計合計，案件內隨時看得到「這個案子目前墊了多少」，不必等結案才回想。
• 誰能改：看得到該案的承辦律師都能新增（避免漏記）；但修改與刪除只限原記錄者本人或所長／管理員——多人辦案，帳目仍清楚、可究責。

二、收回來的，按一下標「已請款」

光記下來還不夠，重點是收回來了沒。每一筆右邊有個紅色「已請款」按鈕，跟當事人收回後按一下，那一筆就劃上橫線、文字變淡——一眼分得出「哪些已收、哪些還沒」。按錯再按「未請款」就還原。

結案前打開這張表，沒劃線的就是還沒收的，照著請款即可，不會默默吞掉。上圖裡「裁判費」「郵資」已劃線（已收回），其餘三筆還沒——這就是結案時最該盯的清單。

提醒：這份代墊紀錄是給你對帳、請款用的「請款備忘」，不會自動跑進報稅資料；報稅請走「報稅資料整理」單獨處理。

三、所長從全所總表，掌握「整所還有多少沒收」

個別案件記得再齊，所長還是需要全所視角：整個事務所目前替客戶墊了多少、收回了多少、哪些案還沒請款。側欄「收發文／雜費總簿」切到「客戶雜費」分頁，就是全所所有案件的雜費一覽，每筆連到案件，最後有全所合計。

所長／管理員的全所總表：跨案件一覽、已請款劃線、底部全所合計，追「還有多少沒收」一頁看完。

因為全所代墊金額是敏感的經營資訊，這本總簿預設只有所長與管理員看得到。一般律師、法助、實習預設看不到——側欄根本不會出現這個入口。要不要開放、開放給誰，由所長在「設定 → 角色權限矩陣」決定。

「看到收發文／雜費總簿」預設只有所長與管理員打勾；其他角色沒被勾選，就看不到全所金額。

小結

律師代墊費用不是什麼大錢，但它最容易在「結案、收尾、忙著接下個案」的縫隙裡漏掉。把它管好的重點有三：記在案件裡（而不是另一本對不起來的帳）、收回後標記（分得清已收未收）、所長有全所總表（掌握整所還有多少沒收，又不讓金額外流到不該看的人）。三件事到位，替當事人墊的每一筆，結案時都收得回來。

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